Proforma Fatura Nedir, Nasıl Kullanılır?

Satıcının daha resmî görünen bir teklif sunması ise proforma fatura ile mümkündür. Bu belge, resmiyette bir fatura türü olarak kabul edilmez. Öyleyse proforma fatura nedir, ne amaçla kullanılır?

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura; genellikle fiyat teklifi sunma amacı ile satıcı tarafından hazırlanıp alıcıya verilen, mali bir değeri bulunmayan, karşılığında ürün sevkiyatı yapılmayan ve ödeme alınmayan bir belgedir. Yani adında fatura ibaresi geçiyor olsa da aslında bir fatura değildir. Ticaret hukukunda yeri ve hakkında bir düzenlemesi yoktur. Dolayısıyla hazırlanması zorunlu olan bir belge değildir. Tek zorunluluk, üzerinde “proforma” kelimesinin yer alıyor olmasıdır.

Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?

Proforma fatura görünüm, şekil ve içerik yönünden gerçek bir fatura ile aynı özellikleri taşır. Fakat fatura gibi özel bir defteri bulunmaz. Kanunî bir hükmü olmaması ise proformanın en temel özelliğidir. Yani bu faturayı elinde bulunduran satıcı malı sattığını iddia edemez ve faturayı alan kişi, ücret ödemek zorunda kalmaz.

Maliye Bakanlığı’na, Gelir İdaresi Başkanlığı’na ya da herhangi bir hukuk kurum ve yönetmeliğe bağlı olmadığı için standart bir özelliğinin varlığından bahsedilemez. Bununla birlikte gerçek fatura ile ne kadar çok ortak özelliği olursa o kadar ikna edici bir teklif sunmaya yardımcı olur.

Neden Proforma Fatura Kesilir?

Proforma faturalarının en temel kesilme nedeni, satıcı tarafından alıcıya detaylı bir fiyat teklifi sunmak istemesidir. Bu belge düzenlendiğinde fiyat teklifi sözde kalmaz ve kabul edildiği takdirde sorunsuz bir şekilde geçerli olur. Ayrıca belgede ürün ya da hizmeti ile ilgili tüm detaylar yer aldığı için alıcı tarafında hiçbir soru işareti bırakmaz. Çoğunlukla nihai satış ya da sevkiyat gerçekleşmeden önce hazırlanır.

Proforma, en çok ithalat ve ihracat işi yapan firmalar tarafından kullanılır. Uluslararası bir alışverişin gerçekleşecek olması ve yüksek miktarlarda ödeme yapılacak olması bu faturaya olan ihtiyacı artırır. Satıcı taraftaki firma faturayı düzenleyerek alıcıya gönderir. Alıcının onayı ve alışverişin gerçekleşmesi ile birlikte proformadaki tüm detaylar, aynı şekilde resmî faturaya aktarılır.

Bunlarla birlikte proforma faturanın güvenli ve kurumsal bir izlenim oluşturduğu da ticaret dünyasında kabul görmüş bir durumdur. Bir iş anlaşmasından önce teklifi proforma ile sunmak, alıcının gözünde güven kazanmak için uygulanan en etkili yöntemlerden biridir.

KOBİ kredisi veren bankalar için "En Uygun KOBİ Kredisi Veren Bankalar" içeriğimize göz atabilirsiniz.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Bu faturayı keserken herhangi bir düzenlemeye bağlı kalma zorunluluğu yoktur. Dolayısıyla pek çok detay isteğe bağlı olarak şekillenebilir. Fakat proforma fatura nasıl kesilirse, karşı taraftaki izlenimin düzeyi de buna bağlı olarak ortaya çıkar. Bu nedenle ulusal ya da uluslararası ticari ortamlarda kabul görmüş düzende bir fatura sunmak çok önemlidir.

Proforma, çoğunlukla firmanın antetli kâğıdı üzerine basılarak teslim edilir. Fakat düz bir kâğıda basılmasında da bir engel yoktur. Bu durumda bir faturaya firmanın logosunun basılmasında fayda vardır. Ayrıca bu fatura dijital ortamda da hazırlanıp gönderilebilir ama bu çok kabul gören bir yöntem değildir.

Düzenleme sırasında belgeye mutlaka “Proforma Fatura” ibaresi eklenir. Genel olarak kabul gören düzende sağ üst köşede satıcı ve alıcı, sol üst köşede ise tarih ve fatura numarası gibi bilgiler yer alır. Orta kısmında ürün ile ilgili detaylar bulunurken en alta da vergi ve benzeri detaylar ile birlikte toplam tutar yazılır.

Proforma Fatura Üzerinde Olması Gereken Bilgiler Nelerdir?

• “Proforma” ibaresi
• Fatura numarası ve tarihi
• Alıcı ve satıcının adı, unvanı ve adresi
• Ürün ya da hizmetin cinsi, birim fiyatı ve toplam tutarı
• Ürünün menşei, ağırlığı, boyutları ve miktarı
• Ambalaj özellikleri, numaraları ve detaylı açıklamalar
• Ödeme şekli
• Teslim şekli
• Sevkiyat şekli
• Sigorta primi, vergi ve navlun tutarları
• Faturayı düzenleyenin ıslak imzası ve kaşe

Proforma Faturada Geçen İngilizce Terimlerin Anlamları Nedir?

Proformalar ithalat ve ihracat işlemlerinde sıklıkla kullanıldıkları için çoğunlukla İngilizce olarak hazırlanır. İngilizce faturayı hazırlayabilmek ve okuyabilmek adına üzerindeki terimlerin anlamını bilmek de önemlidir.

Kimler Proforma Fatura Kullanabilir?

Proforma fatura kullanma konusunda bir sınırlama yoktur. Dolayısıyla bir alışverişin satıcı tarafından bulunan tüm kişi ve kurumlar tarafından düzenlenebilir. Genellikle tüzel kişi statüsündeki firma ve şirketler kullanır. Fakat gerçek kişilerin ve tüccarların kullanmasında da bir sakınca yoktur. Firmaların muhasebe, satış, pazarlama gibi departmanlarında çalışan personeller, firma adına bu belgeyi düzenleyebilirler.

Proforma Fatura Örnekleri Nasıldır?

Bir proforma fatura örneği incelemek, bu konudaki tüm soru işaretlerine cevap verebilir. İthalat ve ihracattan daha basit bir örnek olarak sıfır araç alımlarında düzenlenen belge gösterilebilir. Bu belgede aracın ham fiyatı, vergi tutarları, tescil giderleri, talep edilmişse tahmini sigorta ve kasko teklifleri ve toplam anahtar teslim fiyatı yer alır. Alıcı proformadaki fiyatları kabul ettiği takdirde satıcı, resmî faturayı düzenleyerek satış işlemini gerçekleştirir. Kısaa proforma, bir ön faturadır.