e-Arşiv Fatura Nedir? Nasıl Başvuru Yapılır?

Dijital çağın güncel kavramlarından biri e-Arşiv faturadır. Fatura sürecini pratikleştirerek ticareti elektronik ortama taşımaya zemin hazırlayan bu yenilik, yasal süreçlere uygun olarak devlet tarafından düzenlendi.

e-Arşiv Fatura Nedir?

Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Fatura kullanımı yürürlüğe girdikten sonra e-Arşiv uygulamasını zorunlu tuttu. Fatura, kâğıt olarak kesilse bile Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik ortamda iletilmesini sağlayan uygulama elektronik arşiv faturadır.

e-Arşiv fatura portalı, elektronik fatura uygulaması dâhiline girmeyen kişi ve kurumlar için geliştirilmiş bir yöntemdir. e-fatura kesmeyen kurumlarla tüketiciler arasındaki kâğıt fatura işlemlerinin elektronik ortama aktarılmasını sağlar. Düzenlenmesi, ibraz edilmesi ve muhafaza edilmesi zorunlu olan kâğıt faturalar, elektronik arşiv uygulaması ile dijital ortamda oluşturulur.

Mükellef, ilgili faturayı elektronik ortamda da oluşturduktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığına ibraz eder. Aynı zamanda bu sistem, faturaların elektronik ortamda güvenle muhafaza edilmesini sağlar. Uygulamayı kullanmak için vergi mükellefi olmanız ve sistem için başvuru yapmanız gerekir.

e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv fatura başvuruları için Gelir İdaresi Başkanlığının açtığı portal kullanılır. Formda istenen bilgilerin, eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulması gerekir. Bilgiler girildikten sonra, başvuru süreci başlar.

e-Arşiv Fatura Başvurusunda Gerekli Bilgiler

1. Vergi kimlik numarası / T.C. kimlik numarası
2. Kanuni merkez
3. Sicil no
4. Mahalle, semt, ilçe
5. Vergi dairesi
6. İl ve ülke
7. Telefon numarası
8. Kesilecek belge türü
9. E-posta adresi
10. Uygulama başlama zamanı

Elektronik arşiv başvurusu yapmak için başka bir yöntem de özel entegratör firmalardır. Entegratör hizmeti sunan firma, başvuru ile ilgili gerekli aktivasyonları sizin adınıza tamamlar.

e-Arşiv Fatura Başvurusu Yaparken Gerekli Şartlar Nelerdir?

Elektronik arşiv fatura uygulamasına başvuru yapabilmek için elektronik imza gerekir. Bunun için tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler ise nitelikli elektronik sertifika ya da tüzel kişiler gibi mali mühür kullanır.

Mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden alınır. Güvenilir bir elektronik imzaya sahip olmak için elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından hizmet alabilirsiniz. Elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarına Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yayınlanan liste üzerinden ulaşabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Nasıl Sorgulanır?

Bir işletmenin e-Arşiv Fatura hizmetini kullanabilmesi için başvurusunun onaylanmış olması gerekir. Başvuru durumu ise elektronik arşiv fatura portalı başvuru sorgulama sayfası üzerinden yapılabilir. Düzenlenmiş e-arşiv fatura sorgulama işlemleri için de yine Gelir İdaresi Başkanlığının hizmeti kullanılır.

ebelge.gib.gov.tr üzerinden elektronik arşiv faturaları sorgulayabilirsiniz. Özel firmalardan hizmet alıyorsanız, entegratörünüzün portalı üzerinden sorgulama yapabilirsiniz.

Kimlerin e-Arşiv Fatura Sistemine Geçmesi Zorunludur?

e-Arşiv fatura uygulamasına isteyen her mükellef katılabilir. Uygulama belirli mükellefler dışında bir zorunluluk taşımaz. Elektronik arşiv uygulamasına geçmesi zorunlu olan mükellefler, VUK genel tebliği ile ilan edilmiştir. Buna göre internetten satış, yani e-ticaret yapan ve brüt satış hasılatı 4 milyon TL’nin üzerinde olan işletmelerin bu uygulamaya geçmesi zorunludur.

KOBİ Kredisi Hesaplama Aracı

Uygulamaya geçmesi zorunlu olmayan mükelleflerin de bazı durumlarda elektronik arşiv faturası düzenlemesi gerekir. Vergi mükellefi olmayan kişilere kesilen ve vergiler dâhil toplam fatura tutarı 5 bin TL’yi aşıyorsa faturaların e-arşiv faturası olarak düzenlenmesi gerekir.

e-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

• Tüm fatura işlemleri elektronik ortama taşınır.
• Elektronik ortamın getirdiği bir hız ve kolay kullanım mevcuttur.
• Kâğıt fatura oluşturma zahmeti ortadan kalkar.
• Kâğıt faturaları muhafaza etme ve gönderim gibi süreçlerden doğan maliyetler elektronik arşivde yoktur.
• Hatalı bilgi girme ihtimali yok denecek kadar azdır.
• Faturalar dijital ortamda saklandığı için kaybolma ihtimali yoktur.
• Eski tarihli bir faturaya ulaşmak sadece birkaç saniye sürer. Zaman tasarrufu sağlamaya da yardımcı olur.

e-Arşiv Faturası Nasıl İptal Edilir?

Dijital sistemde iptal işlemleri de oldukça kolaydır. Bu işlem için GİB portalı ya da özel entegratörün fatura iptal alanını kullanabilirsiniz. İptal edilen faturayla ilgili detayları alıcıya da iletmelisiniz. İptal ve itiraz işlemlerini 7 gün içinde tamamlamalısımız.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar

e-Fatura sistemi ile faturalarınızı gönderebilir, alabilir, saklayabilir ve dijital olarak görüntüleyebilirsiniz. e-Arşiv ise e-Fatura mükellefi olmayan müşterilere dijital ortamda fatura gönderme sistemidir. e-Fatura ile birlikte kullanarak tüm müşterilerinize ve e-Fatura kullanıcılarına elektronik fatura gönderebilirsiniz.

Bir e-Ticaret sitesine sahip olduğunuzu ve e-fatura mükellefi olduğunuzu varsayalım. Müşteriniz e-Fatura mükellefi değilse sizden alışveriş yaptığında göndereceğiniz fatura e-Arşiv faturasıdır. Eğer faturayı başka bir firmaya kesiyorsanız ve bu firma e-Fatura mükellefiyse göndereceğiniz fatura e-Faturadır.