e-Defter Nedir? Avantajları Nelerdir?

e-Defter nedir?

İşletmeler, Vergi Usul Kanunu ve Ticaret Kanunu maddelerine göre bazı defterler düzenler. Bu sürecin dijital olarak yürütülmesine ise e-Defter uygulaması denir. Yani e-Defter, yasalara göre tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda hazırlanmasını ve saklanmasını sağlar. İşletmelerin muhasebe kayıtlarının yer aldığı yevmiye defteri ve büyük defterdeki bilgileri içerir. Elektronik defter sistemine geçildikten sonra fiziki kayıt süreci sona erer. Bir diğer ifadeyle bu uygulamayı kullanan işletmeler kâğıt üzerinde defter tutamaz. Elektronik sisteme geçmeden önce mevcut defterlerin kapanış işlemleri yapılmalıdır.

Kimler e-Defter kullanmak zorundadır?

İşletmeler, operasyonel açıdan pek çok kolaylık sağlayan e-Defter sistemine gönüllü olarak kaydolur. Ancak yasalara göre e-Deftere geçiş zorunluluğu olan işletmeler de var. e-Defter zorunluluğu, her yıl Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından ve bir önceki yılın cirosuna göre belirlenen sınırlara göre uygulanır. 2024 itibarıyla geçerli olan sınırlar şu şekilde:

• Sektör farketmeksizin 2022 yılındaki brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olanlar,
• Gayrimenkul ya da motorlu taşıt imal, alım, satım, kiralama işlemlerinden 500 bin TL ve üzeri ciro elde edenler,
• E-ticaret faaliyetlerinden 500 bin TL ve üzerinde hasılatı olanlar,
• Kültür ve Turizm Bakanlığı ya da belediyelerden işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti sunan oteller.

Bu noktada e-Fatura mükelleflerinin e-Deftere geçmesinin zorunlu olduğunu belirtelim. e-Fatura, alım satım işlemleri sonucunda düzenlenen faturanın dijital versiyonu. Söz konusu sistemin de tıpkı elektronik defter gibi GİB tarafından belirlenen alt sınırları ve bazı şartları var. Fakat gönüllü olarak e-Fatura hazırlayanların e-Defter tutması gerekmez. Bu şart, yalnızca zorunlu elektronik fatura kullanıcılarını kapsar.

İşletmeler için e-Defter uygulamasına geçmenin avantajları nelerdir?

Resmî süreçlerde yapılan e-dönüşümün ardından belge düzenleme ve arşivleme işlemleri dijital ortama taşındı. Her geçen gün daha kapsamlı hâle gelen bu uygulamalar arasında e-Defter de yer alıyor. İşletmenize ait bilgileri, bu elektronik deftere son derece pratik ve güvenli şekilde kaydedebilirsiniz. Bu süreçte sizi zaman ve maliyet tasarrufu gibi pek çok avantaj bekler. e-Defter uygulamasının faydalarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Elektronik defter sayesinde kâğıt, mürekkep ve çıktı alma masrafları ortadan kalkar. Harcamalarınız azaldığı için diğer faaliyetlerinize daha çok bütçe ayırabilirsiniz.
• Belgelerin basılmasından tasdiklenmesine kadar tüm işlemler dijital ortamda gerçekleşir. Böylece noter onayı gibi süreçlerle zaman kaybetmenize gerek kalmaz.
• Tüm işlemler online olarak yürütüldüğü için bilgilerde hata yapılma ihtimali minimum seviyeye iner. Ayrıca hataları görmek ve telafi etmek daha kolay hâle gelir.

İşletmelerin zorunlu defterlerini belirli bir süre bekletmesi gerekir. Bu süre, kanunlara göre değişiklik gösterir. Defterlerin saklanma süresi Vergi Usul Kanununda 5; Ticaret Kanununda ise 10 yıl olarak belirtilir. Durum böyleyken defterleri bekletmek için yer ve zamana ihtiyacınız olur. e-Defter, saklama sürecini elektronik ortama taşımanıza olanak sağlar. Ayrıca arşivlenen belgelere ihtiyaç duyduğunuz her an rahatlıkla ulaşmanıza imkân verir.

e-Defter başvurusu nasıl yapılır?

e-Defter başvurusunu yalnızca online olarak yapabilirsiniz. Diğer taraftan gerçek ve tüzel kişilerden beklenen adımlar farklı olabilir. Örneğin tüzel kişilerin öncelikle mali mühür alması gerekir. Mali mühür, firma kaşesinin elektronik versiyonudur. Gerçek kişiler ise hem mali mühür hem de e-İmza ile bu işlemi yapabilir. Yani şahıs firmaları, ıslak imzanın yerine geçen bu elektronik alternatifi kullanabilir. e-Defter başvurusunda izlenecek diğer adımlar şu şekilde:

• Mükellefler, www.edefter.gov.tr adresine girer.
• Mali mühür ve zaman damgası bilgileri aktarılır.
• Burada yer alan başvuru formu taahhütnamesi doldurulur.
• Uyumluluk onayı almış bir yazılım bildirilir.
• Mevcut kayıt programları e-Defter formatına göre güncellenir.
• Elektronik defterin saklanması için uygun arşivleme seçeneği tercih edilir.

Zaman damgası, elektronik verinin üretildiği ve kaydedildiği anı gösterir. Bir diğer ifadeyle elektronik ortamda atılan imzaların kaydını tutar. Uyumluluk onayı almış yazılım ise kullanılan kayıt programlarını ifade eder. Sistemin programlara entegre edilebilmesi için söz konusu yazılımların buna uygun olması gerekir. Ayrıca e-Defter başvuru sorgulama işlemini, GİB internet sitesinden yapabilirsiniz. e-Defter sorgulama için Vergi Kimlik No, T.C. Kimlik No ve iletişim bilgilerinizi yazmanız yeterli.

e-Defter uygulamasına nasıl giriş yapılır?

e-Defter uygulamasına giriş, sadece elektronik imza ve mali mühür aracılığıyla yapılır. Ayrıca sisteme girmek için bazı sistem gereklilikleri de mevcut. Örneğin web tarayıcının en az Chrome 13, Firefox 5, Opera 9 ve Safari 5 olması önemli. Ayrıca sisteminizde Oracle JRE 1.6 ve üzeri bir yazılım geliştirici kurulu olmalı. Tüm bunları yerine getirdikten sonra elektronik defter uygulamasına erişebilirsiniz.

İş yerlerinin e-Defter verme süreleri nelerdir?

Mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen süreler dâhilinde e-Defterini teslim eder. e-Defter verme süreleri, gerçek ve tüzel kişiler için aynıdır. İşletmeler, elektronik defteri ilgili ayı takip eden 3. ayın son gününe kadar verir. Örneğin nisanda düzenlenen defteri, temmuz ayının son günü bildirir. Ayrıca burada aylık yükleme ve geçici vergi dönemleri bazında yükleme olmak üzere iki ayrı seçenek bulunur. e-Defter dönem seçimine göre defter teslim etme sürecini aşağıda görebilirsiniz.

Geçici vergi dönemi, Gelir Vergisi ve Kurumlar Vergisi ödemelerinin üçer aylık olarak yapılmasını ifade eder. Mükellefler, elektronik defterleri bu dönemlere göre teslim edebilir. e-Defter yükleme sürelerine uyulmadığı takdirde birtakım cezai işlemler uygulanabilir. Bu durum, özel usulsüzlük cezasını doğurur. Yani e-Defter beyanını zamanında yapmadığınızda her yıl yeniden değerleme oranına göre güncellenen usulsüzlük cezasını ödeyebilirsiniz. Ayrıca KDV iadelerinde ve diğer süreçlerde yaşanan zorluklarla da karşılaşabilirsiniz.

e-Defter beratları nasıl gönderilir?

e-Defter beratı, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun ve mali mühür içeren elektronik dosyaya denir. Elektronik defterlerin özeti niteliğindedir. Elektronik defter beratlarını GİB portalına aktarmanız gerekir. e-Defter yüklemesi sırasında şu adımları izleyebilirsiniz:

• Mali mühür ya da elektronik imzanın yer aldığı USB bilgisayara takılır.
• Gelir İdaresi Başkanlığı portalına girilir.
• Portalda "İmzalama Aracıyla Başvuru Yapma" butonuna tıklanır.
• Elektronik imza onaylanır.
• Açılan sayfada “Paket Yükle” bölümüne girilir.
• Bilgisayarda yer alan ilgili berat dosyası seçilir.
• Gelen bildirimde “Tamam” kutucuğu işaretlenir.

Sayılan aşamaların ardından elektronik defter beratları sisteme aktarılır. Daha sonra bu dosyaları yeniden görüntüleyebilirsiniz. e-Defter berat görüntüleme işlemini GİB portalı üzerinden yapmanız mümkün.

Tutulan e-Defterler nasıl görüntülenir?

e-Defter görüntüleyici sisteme ulaşmak için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığının elektronik defter portalına giriş yapmalısınız. Ardından indirilecek dosyaların yer aldığı bölümden “berat.xslt” adlı veriyi bilgisayarınıza aktarabilirsiniz. Bu dosyayla daha önce sisteme yüklediğiniz belge aynı klasörde olmalı. Son olarak, indirdiğiniz belgeyi sırasıyla sağ tıklama ve birlikte aç komutunun ardından görüntüleyebilirsiniz.