e-Fatura Nedir? Avantajları Nelerdir?

e-Fatura Nedir?

Satılan ürünün miktarı, fiyatı ve toplam tutarı gibi bilgilerin yer aldığı belgeye fatura denir. Bu belgenin elektronik ortamdaki hâli ise e-Faturadır. Elektronik fatura, alım satım işlemlerinin ardından düzenlenen resmî kâğıtla aynı hukuki niteliğe sahiptir. 397 sıra nolu VUK tebliği ile hayata geçirilen bu uygulamanın esasları,Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenir. Bu tebliğe göre elektronik faturada fiziki belgede bulunması gereken tüm bilgiler eksiksiz olarak yer alır.

İşletmeler İçin e-Faturaya Geçmenin Avantajları Nelerdir?

İşletmeler, e-Fatura uygulamasına geçerek pek çok avantaj elde edebilir. Bunlar arasında elbette zaman ve maliyet tasarrufu yer alır. Elektronik fatura sayesinde fiziki belgeleri hazırlamak için uzun süreler harcamazsınız. Üstelik bu sırada çıkan masraflar da kayda değer oranda azalır. e-Faturanın avantajları arasında şunlar da sayılabilir:

• Kâğıt ve baskı maliyetleri ortadan kalkar.
• Ürünlerin cinsi, miktarı, fiyatı ve toplam tutarı kısa sürede yazılır.
• Düzenleme sırasında hata yapma oranı minimum seviyeye iner.
• Bilgiler dijital ortamda saklanacağı için daha güvenli ve kalıcı hâle gelir.
• Eski tarihli faturalara kolaylıkla ulaşılabilir.

Elektronik fatura, işletmelerin operasyonel yükünü bir hayli azaltır. Belge kargolama ve arşivleme gibi süreçleri kolaylaştırır. Elektronik faturayı muhasebe süreçlerine entegre ederek fatura düzenleme ve kesme gibi işlemler tek bir sistem üzerinden yapılır. Ayrıca faturalar, müşterilerinize hızlıca ulaşacağı için faturanın geç iletilmesi ve tahsilatın aksaması gibi sorunlarla daha az karşılaşırsınız.

Kimler e-Fatura Mükellefidir?

Kanunlara göre elektronik fatura düzenlemesi zorunlu olanlara e-Fatura mükellefi denir. Mükellefler, her yıl Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açıklanan brüt satış hasılatı rakamlarına göre belirlenir. Bu belirlemede bir önceki yılın cirosu esas alınır. 2024 yılı itibarıyla zorunlu e-Fatura düzenleme, 2022’de 3 milyon TL üzerinde hasılat elde edenleri kapsar. Ayrıca sektörlere göre değişen bazı sınırlar da mevcut. e-Faturaya geçiş şartları:

• Gayrimenkul ve araç imal, alım, satım, kiralama işlemlerinden 500 bin TL ve üzeri satış hasılatı elde edenler.
• Kendi internet sitesinde ya da online platformlarda yaptığı e-ticaret faaliyetlerinden 500 bin TL ve üzeri cirosu olanlar.
• İnternet ilanlarından ve dijital reklam faaliyetlerinden 500 bin TL ve üzeri hasılatı bulunanlar.

4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli listelerdeki malları imal ya da ithal edenler, ciro sınırına tabi olmadan elektronik fatura mükellefi sayılır. Elektronik faturaya geçenler için e-Defter tutmanın zorunlu olduğunu belirtelim. Bu defterde yasalara göre kaydedilmesi gereken muhasebe rakamları yer alır. Öte yandan, cirosu söz konusu rakamların altında kalan işletmeler de bu fatura sistemine geçebilir. Gönüllü e-Fatura oluşturanların e-Defter tutması zorunlu değildir.

e-Fatura Başvurusunda İstenilen Belgeler Nelerdir?

e-Fatura başvurusu için sizden bazı belgeler istenir. Başvurudan önce tüzel ve gerçek kişilerden beklenenleri bilmekte yarar var. Tüzel kişilerin mali mühür temin etmesi gerekir. Gerçek kişiler ise hem mali mühür hem de e-İmza kullanabilir. İmza yerine geçen bu unsurlar, işletmenizin elektronik fatura işlemlerinin resmiyete uygun olmasını sağlar. e-Fatura başvurusu için gerekli belgeler ise şöyle:

• Yetkili kişiler tarafından imzalanmış başvuru taahhütnamesi
• Elektronik mali mühür sertifika sahibi taahhütnamesi
• Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı Ticaret Sicili Gazetesinin noter onaylı kopyası
• Başvuru formuna imza atan kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri örneği

Şirket unvanı değiştiyse bunun bir belgeyle gösterilmesi gerekir. En son unvanın ilan edildiği Ticaret Sicil Gazetesinin aslını ya da kopyasını teslim etmelisiniz. Belgeleri tamamladıktan sonra e-Faturaya başvurabilirsiniz.

e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

Elektronik fatura başvurusunda önce firmanızın gizliliği ve güvenliği için mali mühür tanımlama işlemlerini yapmalısınız. Mührü, Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden temin edebilirsiniz. Burada yer alan formu eksiksiz olarak doldurduktan sonra başvuru işlemi tamamlanır. Ardından aynı resmî siteden mali mühür kurulumunu gerçekleştirmelisiniz. Bu noktada şahıs şirketlerinin e-İmza da kullanabileceğini tekrar hatırlatalım. İlgili işlemleri yaptıktan sonra sıra, elektronik fatura başvurusuna gelir. Aşağıdaki adımları izleyerek bu başvuruyu yapabilirsiniz.

• Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesinden “e-Fatura Canlı Ortam Başvuru Formu” sayfasına girilir.
• Bu sayfada ilgili bölümlere Vergi Kimlik No, T.C. Kimlik No ve iletişim bilgileri yazılır.
• Şirket sorumlusunun kişisel ve iletişim bilgileri verilir.
• e-Fatura uygulamasından yararlanma yöntemi seçilir.

e-Fatura oluşturmak için üç alternatif yöntem var. GİB e-Fatura Portalı üzerinden faturaları manuel olarak düzenleyebilirsiniz. Şirketinizin bilgi işletim sürecini, Gelir İdaresi Başkanlığının sistemine entegre etmeniz de mümkün. Son olarak, özel entegrasyon izni almış kurumlar aracılığıyla da bu işlemleri yönetebilirsiniz.

Nasıl e-Fatura Kesilir?

Elektronik fatura kesmek için 3 farklı yoldan birini tercih edebileceğinizden bahsettik. GİB e-Fatura Portalı hem pratik hem de güvenilir olmasıyla ön plana çıkıyor. Bu portal üzerinden e-Fatura keserken izlemeniz gereken bazı aşamalar var. Elektronik fatura düzenlemede takip edilen adımlar şu şekilde:

• Sistemdeki modül seçim ekranından “Arşiv Portal” bölümü açılır.
• Ekranın solundaki belge işlemleri kısmına girilir.
• Alıcı, toplam tutar, mal ve hizmet bilgileri doldurulur.
• Tüm bilgileri doldurduktan sonra “Oluştur” butonuna tıklanır.
• Görüntülenen faturadaki detaylar kontrol edilir.
• Herhangi bir hata yoksa GİB imza kısmından işlem onaylanır.
• e-Fatura doğrulaması için Cep telefonuna gelen şifreyi ilgili bölüme yazmanız istenir.

Elektronik faturayı onayladıktan sonra bilgileri düzeltemeyeceğinizin altını çizelim. Ayrıca bu yöntem, sistemdeki yoğunluktan dolayı az sayıda fatura kesen işletmeler için uygun. Son olarak, e-Fatura portalındaki faturaların 6 ay sonra silindiğini bilmenizde fayda var. Elektronik faturaların yedeğini alarak yaşanması muhtemel sorunları önleyebilirsiniz.

e-Fatura Nasıl Görüntülenebilir?

Geçmiş dönemdeki elektronik faturaları, efatura.gov.tr adresi üzerinden görebilirsiniz. e-Fatura görüntülemesi için sizden mükellefin Vergi Kimlik Numarası ya da T.C. Kimlik Numarası istenir. Ayrıca e-Fatura sorgulama işlemini özel entegrasyon sistemleri üzerinden de yapabilirsiniz. Kullandığınız sisteme giriş yaptıktan sonra daha önce oluşturduğunuz elektronik faturalara ulaşabilirsiniz.

Kesilen e-Fatura İptali Nasıl Yapılır?

e-Fatura iptali için Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği sürelere uymak gerekir. e-Fatura iptal süresi, düzenleme tarihinden itibaren 8 gündür. Ancak faturayı kesen taraf tek başına iptal gerçekleştiremez, alıcının da onayı gerekir. Alıcının faturayı reddi ise yalnızca belgede hata olması hâlinde kabul edilir. Bahsedilen işlemleri, Gelir İdaresi Başkanlığının sitesinde yer alan “e-Fatura iptali” sayfasından yapabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura ve e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Faturaların elektronik sistemde oluşturulması, saklanması ve raporlanması işlemleri e-Arşiv üzerinden yapılır. e-Arşiv fatura, fiziki olarak hazırlanan faturaların sisteme aktarılmasını ifade eder. Esasında bu uygulama, e-Fatura kullanıcıları dışında kalanları kapsar. Yani e-Fatura kesmeyen işletmelerin faturalarının da Gelir İdaresi Başkanlığı sisteminde olmasını sağlar. Bu ayrımı daha net anlamak için e-Fatura e-Arşiv farkının yer aldığı aşağıdaki tabloyu inceleyebilirsiniz.

Söz konusu uygulamaların ortak yönleri de bulunur. Bu sistemleri GİB portalı üzerinden kullanmak mümkün. Ayrıca bunun için özel entegratörlerden ve şirketinizin bilgi işlem sistemlerinden de faydalanabilirsiniz. Özel firmalarla ya da kendi sisteminize yaptığınız entegrasyon işlemlerinin ardından e-Arşiv ve e-Fatura işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.