Zaman Damgası Nedir, Nerelerde Kullanılır?

Zaman damgası nedir?

“Zaman Damgası ne demek?” sorusuna resmi olarak 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu üzerinden tanım yapılabilir. Kanunda elektronik verilerin üretim, değiştirme, gönderim, alım, kayıt tarihi ile saatini tespit etmek için kullanılan bir dijital sistem şeklinde tanımlanır.

Zaman damgası elektronik veriler olan e-fatura, e-belge gibi birçok farklı durumda kullanılır. Geçmiş dönemde elle hazırlanan belgeler teknolojinin gelişmesinden sonra bilgisayar ortamında hazırlanıp internetten gönderilmeye başlanır. Bu belgelerin güvenilirliğini sağlamak için tarihinde değişiklik yapılmasını engelleme amacıyla zaman damgası kullanılır. Dijital program olan zaman damgası belgeye güvenlik ve doğrulanabilirlik özellikleri sağlar.

Dijital olarak hazırlanan belgelere eklenen zaman damgası, elektronik ortamda evrakın hazırlandığı, işlemin gerçekleştiği anı saat ve dakika olarak kesin bir şekilde kanıtlar. İş süreçlerinin şeffaf ve verimli olmasını sağlayan tarih bilgisini içerdiğinden hukuki, finansal işlemlerin ayrılmaz parçasıdır.

Örneğin sözleşmenin onaylandığı tarih ya da para transferinin yapıldığı zaman elektronik ortamda hazırlanan belgede kesin bir şekilde gösterilir. Zaman damgası ile onaylandığından bu tarihlerde değişiklik yapılamaz, art niyetli şekilde belgelerin düzenlenmesi engellenir.

e-Devlet uygulamaları üzerinden hazırlanan belgeler, e-ticaret belge ve faturaları, e-dönüşüm uygulamaları için zaman damgası kullanılır. Resmi evrak niteliği taşıyan belgelerin daha sonra düzenlenmesini, değiştirilmesini engellediğinden kurum ve kuruluşların evraklarında en çok tercih ettiği uygulamalardandır.

Çizim, tasarım, araştırma gibi fikri mülkiyet hakkı bulunan ürünlerde de daha sonra yaşanabilecek sorunları engellemek için zaman damgası alınabilir. Örneğin bir araştırma ya da sanat eseri üreten kişinin bunu başkasının kopyalamasını önleme amacıyla elektronik verisine zaman damgasını eklemesi mümkündür. Bu sayede eser kopyalanırsa asıl fikir sahibi olduğunu kanıt niteliği taşıyan zaman damgası ile gösterebilir.

Zaman damgası çalışma prensibi:

• Elektronik ortamda belge, çizim, fotoğraf vb. veri hazırlanır.
• Güvenilir bilgisayar programlarıyla belgenin “özet değeri” hesaplanır.
• Hesaplanan özet değeri zaman damgasının bağlı olduğu sunucuya gönderilir.
• Sunucu uydu üzerinden zamanı tespit ederek belgenin özet değeri ile birleştirir.
• Zaman damgası sunucusundan alınan tarih – saat bilgisi belgeye eklenir, daha sonra sunucuda saklanır.

Zaman damgası ne işe yarar?

Elektronik ortamda belgelerin güvenilirliğini sağlayan zaman damgası verinin tarihini ispat eder. e-Devlet ya da e-ticaret gibi online sistemlerde sürekli olarak elektronik ortamda belge hazırlanır. Bu belgenin hazırlandığı, imzalandığı, gönderildiği tarihler zaman damgası ile ispat edilebilir.

Örneğin bir kuruma en geç saat 17:00’a kadar belge göndermeniz gerekiyor ve bu saatten sonra kabul işlemi yapılmıyorsa zaman damgası bunu ispatlar. Evrak 17:01 tarihinde gönderildiyse saat bilgisi zaman damgası kullanılarak hazırlandığında güvenilirdir, belgeniz kabul edilmez. 16:59 saatinde belge göndermenize rağmen reddedildiyse de itiraz edip kendinizi hukuki boyutta haklı çıkarabilirsiniz.

Zaman Damgası alma işlemi belgenin güvenilirliğini kanıtladığı için hukuki geçerliliği olur. Elektronik ortamda hazırlanan tüm verilere dair işlemlerin değişmez, güvenilir, ispatlanabilir olmasını sağlar. Özellikle finans, bankacılık, hukuk, ticaret, akademi, sağlık alanlarında sıklıkla kullanılır.

Zaman damgası nasıl alınır?

Zaman damgası alımı bu hizmeti veren kurumlar ve lisanslı şirketlerden yapılır. Hukuki geçerliliği olan bir sertifika hizmeti olduğundan “Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı (ESHS)” şirketler tarafından satılır. ESHS şirketleri kendi geliştirdikleri API (Application Programming Interface)* hizmetlerini satar. Tubitak KamuSM test zaman damgası hizmeti veren kurumlardan biridir.

Zaman damgası ve bununla birlikte kullanılacak olan program ayrı olarak temin edilir. Genellikle firmalar zaman damgasını kontör şeklinde sunar. Her zaman damgası kullanımında bakiyedeki hesaptan düşüş yapılır.

Zaman damgası almak için şu işlemler yapılır:

• Zaman damgası hizmeti veren firmalarla iletişime geçilir ya da sitelerinden online başvuru yapılır.
• KamuSM kütüphanesinden ESYA API ile İmzager’e uyumlu kullanıcı adı - şifre belirlenir.

Zaman damgası almak zorunlu mu?

Kullanılan uygulamaya göre zaman damgası bazı durumlarda zorunlu olsa da çoğunlukla tercih edilir. Tutanak, fatura, defter, sözleşme gibi birçok belgede zaman damgası tercihe bağlı olarak eklenir.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-Defter kullanması zorunlu tutulan kişiler genellikle zaman damgası alır. e-Defter sisteminde sorun olması, yasal süre bitiminde berat yüklenmesi gibi durumlarda zaman damgası mecburi olarak talep edilir. Bu nedenle e-Defter kullanıcılarının her ihtimale karşı servisi kullanması tavsiye edilir. E-Defter uygulamasında zaman damgası beratlarda zorunlu, elektronik defterde tercihe bağlıdır.

Zaman damgası nasıl kullanılır?

Elektronik ortamda belgenin hukuki nitelik kazanmasını sağlamak amacıyla tercih edilen Zaman Damgası kullanımı sektöre göre değişiklik gösterir. Zaman damgası kullanım örnekleri ise bu şekilde sıralanabilir:

• Finansal işlemler: Zaman sınırlaması olan finansal işlemlerde sıralama, prosedüre uygunluk gibi durumların kanıtlanmasında kullanılır. Taraflar arasında anlaşmazlık çıktığında belgenin hukuki olarak kullanılması sayesinde sorunun çözülmesini sağlar.
• Elektronik İmza: Dijital ortamda hazırlanan belgelerin doğrulanmasında kullanılan mali mühür, elektronik imza gibi uygulamaları destekler. Belgenin imzalanma ya da hazırlanma tarihini ispatladığından yasal olarak anlaşmazlık çıktığında kanıt niteliği taşır.
• Yasal Belgeler: Bir belgenin hukuki olarak kanıt niteliği taşıması için belirli şartları karşılaması beklenir. Zaman damgası belge ile ilgili tüm işlemlerin tarih, saat, dakika olarak gösterilmesini sağladığından çoğu elektronik evrakı ispat niteliğine kavuşturur.
• Tutanak: Olay ya da mahkeme sırasında hazırlanan tutanaklarda zamanı bildirmek için kullanılır. Elektronik ortamda hazırlanan tutanaklar resmi olarak anlık olarak zaman damgası ile hazırlanır. Bu sayede tutanaklarla ilgili oluşabilecek sorun ve itirazlarda zaman sorunu önlenir.
• Sağlık Kayıtları: Hastaların güvenliği için sağlık kayıtları oluşturulurken dakika ve saatin önemi büyüktür. Sağlık kayıtlarının kesinliğini, değiştirilemez olmasını, hukuki nitelik taşımasını sağlar. Hasta bilgilerinin güvenilirliği ile tarih tespitine yardım ettiğinden hastaneler tarafından tercih edilir. Sağlık raporları, teşhisler, tahliller gibi birçok farklı elektronik belgenin ayrılmaz bir parçası olur.
• Sözleşmeler: Taraflar arasında yapılan belirli süreli ve süresiz sözleşmelerin değiştirilemez tarihini gösterir. Sözleşmeye tarafların zaman açısından itiraz etmesini ya da daha sonra yaşanabilecek hukuki sorunları engeller.
• e-Dönüşüm Uygulamaları: e-Defter, e-Arşiv Fatura, e-Devlet belgeleri, e-Belge gibi birçok dijital dönüşüm uygulamasında evrakların geçerli olmasını sağlar. Belgeler elektronik ortamda hazırlandığı halde güvenilir, değiştirilemez, kanıtlanabilir olur.
• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Özel ya da ticari nitelik taşıyan elektronik posta gönderimi sırasında zaman damgası kullanılır. Beyanname, başvuru, bildirim, ihtar gibi birçok elektronik posta bu sayede resmi evrak niteliği taşır. Resmi ve ticari işlemlerin hızlı bir şekilde yürütülmesi amacıyla kullanılan e-postalar tarih, saat, dakika bilgisi ile daha sonra hukuki işlemlerde kanıt niteliği taşır.

Zaman damgası geçerlilik süresi nedir?

Zaman Damgası geçerlilik süresi imzalama anahtar çiftinin süresi dolduktan sonra da geçerlidir. Her bir zaman damgası özel atanan, tek numaraya sahip olduğundan belge üzerine işlendikten sonra geçerliliğini sonsuza kadar korur. Zaman damgasının geçerli olup olmadığı yani sunucuda bulunup bulunmadığı bu numara üzerinden kontrol edilir. Zaman damgası oluşturulan belge eğer iptal edilirse sunucuda bulunan veri belli bir zaman sonra kendini yok eder. Bu nedenle iptal edilmiş belgelerin zaman damgası sistemde oluşturma numarası ile bulunamaz.

İşletmeniz için krediye ihtiyacınız varsa HangiKredi yanınızda! Siz de kredi hesaplama aracı ile en avantajlı vade ve faiz oranlarına sahip bankalara anında erişebilirsiniz.

*API (Application Programming Interface): Bilgisayar ya da telefon uygulamalarının başka bir yazılımla tanımlanan farklı işlevleri gerçekleştirmelerini sağlayan programlardır.