Bütçe Kontrolü

Bütçe Kontrolü Nedir?

Bütçe, imkânlar dâhilinde yaşamaya ve sahip olunan varlığı mümkün olan en iyi şekilde değerlendirmeye teşvik eden finansal bir planlamadır. Üstelik bu yaklaşım sayesinde hem hedeflere ve hayallere ulaşmak hem de geleceği güvence altına almak mümkün olur. Bütçe yönetimi ve kontrolü, bireysel ve kurumsal olarak farklı şekillerde yapılır ve kapsamları birbirinden ayrı olabilir.

Bütçe kontrolü; gelirlerin ve giderlerin kanunlarda yer alan hükümler doğrultusunda mevzuata ve şartlara uygun olup olmadığının araştırılması işlemidir. Yasama organının kendisi tarafından gerçekleştirilen bu kontroller, aynı zamanda sayıştaylar tarafından da yapılır. Titizlikle uygulanan kontrol işlemleri sayesinde bütçe planları her zaman güvence altında tutulur.

Bütçe kontrolü, kapsamı günümüzde kanunlarla belirlenmiş birçok husustan biridir. Yasama organları tarafından yürütülen süreç, sayıştay tarafından denetlenir. Bütçe kontrolünde kullanılan adımlar; planlama, ölçüm, karşılaştırma ve kontrol şeklindedir. Bu adımların eksiksiz uygulanması, sürecin doğru yönetilmesi bakımından elzemdir.

Firmalar için Bütçe Kontrolünün Önemi ve Faydaları Nelerdir?

Bütçe kontrolü, işletme faaliyetlerinin tüm yönlerini içeren bir yönetim raporu olarak da tanımlanabilir. Elbette uygulamanın işlevi bununla da sınırlı değildir. Şirketlere hem operasyonel hem de finansal alanda verimlilik sağlayan bu denetim, aynı zamanda kurumsal tasarruf yöntemleri arasında da yer alır. Bütçe kontrolünü firmalar için bu denli mühim kılan bazı faydaları şu şekilde sıralanabilir:

Ekonomik durumun iyi seviyelerde olması için gerekli olan bütçe kontrolünün resmî kurumlar tarafından kanunlar kapsamında gerçekleştirildiğinden söz etmiştik. Dolayısıyla bu planlamanın belirli bir prosedürü vardır ve ilgili kurumlar söz konusu süreçlere uygun bir şekilde bütçe planlaması yapmalıdır. Sizde bütçe kontrolü sürecini referans alarak kendiniz ya da işletmeniz için planlamalarınızı yapabilirsiniz. Dilerseniz şahsi bütçe kontrolünün planlama aşaması sonrası tasarruflarınızı değerlendirmek için bir mevduat hesabı açabilirsiniz.

Planlı ve Etkili Bütçe Kontrolü Nasıl Yapılır?

Bütçe kontrolü uygulaması, harcamaları doğru yönetebilmek açısından oldukça önemlidir. Buna ilişkin olarak yapılacak her denetim için belli bir departman ve bu birimlere ait belirli bütçe kontrol prosedürleri bulunur. Bu aşamalar, kontrolün sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesi ve gelir-gider konusunda herhangi bir pürüz oluşmaması için uygulanır. Bütçe kontrolü süreci, öncelikle bütçenin hazırlanması ile başlar. Bu aşamada; organizasyonun hedefleri, amaçları ve stratejileri göz önünde bulundurularak bir bütçe hazırlanır. Bütçe kontrolünün uygulama aşamaları aşağıdaki gibidir.

Planlama

Bütçe planlaması, şirketlerin gelecek hedeflerini belirlemek ve buna yönelik faaliyetlere dair bir yol haritası çizmek adına yaptığı bir tasarım sürecidir. Bu aşama, bütçe belgesinin düzenlenmesi açısından da önemlidir. Bütçeyi kendiniz düzenlemek istiyorsanız bir önceki yılın bütçe planını baz alabilirsiniz. Bu sayede bütçenizin yansıtacağı gelir ve giderler ile nasıl harcama yapıldığı içerikte yer alacaktır. Özetle şirketler bütçe planlaması ile gelir-gider durumu hakkında detaylı bilgi edinebilir, ihtiyaçlarına uygun bir bütçe oluşturabilir.

Pek çok şirket planlama süreçlerinde birtakım sistemlerden yararlanır. Böylelikle sürecin daha etkin şekilde yürütülmesi mümkün olur. Şirketlerin tercih ettiği planlama; yani bütçeleme sistemleri şunlardır:

• Artırımlı Sistem
• Faaliyete Dayalı Sistem
• Değer Önerisi Sistemi
• Sıfır Temelli Sistem

Farklı etkenlere bağlı olarak değişen bütçe türleri bulunur. Bunlar; gelir, gider ve faaliyet gibi alanları kapsayabilir. Bu sayede planlamanın belirli bölümlerinde farklı iş ihtiyaçlarına öncelik verilmesini sağlar. Başarılı bir bütçeleme çalışması, ancak tüm birimlerin sürece dâhil edilmesi ile mümkün olur.

Ölçüm

Hazırladığınız bütçe belgeniz tamamlanıp kesinleştiğinde tüm bölümlerin yöneticileri, bütçe ile ilgili tahsisleri korurken sarf malzemeleri, baskı maliyetleri ve bordro gibi harcamalardan sorumlu olur. Bütçedeki her satırın giderlerini izlemek amacıyla bir finansal sisteme ihtiyaç duyulur. Bütçe kontrolünde ölçüm aşaması, gerçekleştirilen faaliyetlerin ve harcamaların bütçeyle karşılaştırılmasıdır. Bu karşılaştırma sonucunda, varsa bütçeden sapmalar ve farklılıklar tespit edilir. Bu farklılıkların nedenleri analiz edilerek gelecekte benzer sapmaların önlenmesi için gerekli önlemler alınır.

Karşılaştırma

Ölçüm sisteminin kullanılmasıyla bütçe belgesindeki sıralamaya göre hareket edilir. Bu sayede de gerçek harcamalar ile bütçelenmiş olan masraflar karşılaştırılabilir. Belli bölümlerde oluşabilecek aşırı yüklenmelerde bütçe kontrol uygulamasının ayarlanması gerekebilir. Benzer şekilde departman yöneticilerinin iş senesi içerisinde artış gösteren tedarikçi ücretleri gibi beklenmedik maliyetlerin açıklanması ve aşırı harcama örneklerinin tanımlanması da mümkün olur.

Her departman kendine has bir bütçe dâhilinde veya üzerinde nasıl harcamalar yaptığını inceleyerek buna göre aksiyon almalıdır. Buradan hareketle bir işletmenin bütçesi ile muhasebe sistemi arasında çok yakın bir ilişki olduğundan söz edilebilir. Harcamalarla ilgili artış veya azalma sebebiyle bir departman olarak için yapacağınız herhangi bir eylem, kontrole eşit olur. Ayrıca bütçe sistemi, tıpkı planlama aşamasında olduğu gibi kontrol safhasında da verilere dayanır.

Takip

Takip aşaması, bütçe kontrol sürecinin son basamağı ve oldukça önemli bir parçasıdır. Bu safhada öncelikle gerçekleştirilen faaliyetler ve harcamalar kaydedilir, sonuçlar mevcut bütçe ile karşılaştırılır. Bütçenin gerçekleştirilmesi sırasında elde edilen verilerin toplanması ve izlenmesi, organizasyonun mali durumunu anlamasına ve bu doğrultuda gerekli önlemleri almasına olanak tanır.

Bütçe Planlaması Yaparken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Tıpkı bütçe hesaplama ve planlama aşamalarında olduğu gibi süreç boyunca dikkat edilmesi gereken başka unsurlar ve kurallar da bulunur. Kaynakların nasıl, kimler tarafından, hangi amaçlarla ve ne zaman kullanılacakları da bu planlama içerisinde yer alır. Örneğin; doğru olarak kullanılmayan kaynaklar, gün sonunda hem şirketin hem de bireylerin konumunu belirleyen bir pusula olarak düşünülebilir.

Bütçe planlaması yaparken dikkat edilmesi gereken önemli noktalar; performans analizi, hedef belirleme, doğru kaynak kullanımı ve alternatif senaryoların planlanmasıdır. Gerçekçi, takip edilebilir ve ölçülebilir hedefler belirleyerek değişen koşullara uyum sağlayabilecek esnek bir planlama yapılması oldukça önemlidir. Elbette şirket içi iletişim de sürecin olmazsa olmaz bir parçasıdır. Planlama, organizasyonun her kademesi tarafından anlaşılmalı ve desteklenmelidir.

Bütçe yönetimi; düzenlenen verilerin incelenmesinde, hedeflerin ve bu yoldaki aksiyonların nedenlerinin rasyonel düzlemde açıklanmasında bir araç olarak kullanılır. Bu hedeflerin gerçekleşmesi için neler yapılması veya yapılmaması gerektiği öngörüsel olarak çalışılmalıdır. Kısacası bütçe söz konusu olduğu zaman planların bütününden bahsedildiğinin bilincinde olmak gerekir.

Doğru Bütçe Yönetimi Sonucunda Elde Edilecek Sonuçlar Nelerdir?

Gerek bireysel gerek kurumsal ölçekte bütçe yapmanın tasarrufa etkisi yadsınamaz. Tabii bu noktada süreci en yüksek verimle yönetebilmek için bütçe yönetimine stratejik bir bakış açısıyla yaklaşmakta fayda var. Etkin bir bütçe yönetiminin vereceği olumlu sonuçlar şu şekilde sıralanabilir:

• Gelir ve Gider Dengesi: Bütçenin doğru yönetilmesi, gelirlerin ve giderlerin dengeli bir şekilde idare edilmesine yardımcı olur. Bu sayede organizasyonun mali durumu güçlenir.
• Finansal Planlama: Şirketin gelecekteki finansal hedeflerini belirlemesine ve buna göre bir plan yapmasına yardımcı olur.
• Risk Yönetimi: Doğru bütçe yönetimi, organizasyonun risklerini önceden belirleyerek buna göre önlemler almasına katkı sağlar.
• Kârlılık: İyi bir planlama, organizasyonun kârlılığını ve rekabet gücünü artırır.
• Kaynak Yönetimi: İşletmeye ait kaynakların doğru şekilde kullanılması ve büyük ölçüde tasarruf edilmesi mümkün hâle gelir.
• Finansal Disiplin: Doğru bütçe yönetimi ile işletmenin finansal disiplinini artırmak ve mali durumunu kontrol etmek olanaklı hâle gelir.

Bütçe yönetimi, yalnızca şirketlerin stratejik süreçlerine katkıda bulunmakla kalmaz, aynı zamanda hedeflerine ulaşmalarına da yardımcı olur. Bu sayede işletmenin geleceğine yönelik daha sağlıklı kararlar almak mümkün hâle gelir. Kredi hesaplama, banka karşılaştırma ve kart başvurusu gibi pek çok ihtiyacınızda başvurabileceğiniz adres HangiKredi’de tasarruf yapmanızı sağlayacak öneriler ve bütçe kontrolüne dair ipuçları bulabilirsiniz.