İleti Yönetim Sistemi - İYS Nedir?

İleti Yönetim Sistemi (İYS), işletmelerin tüketicilere gönderdiği elektronik iletileri düzenleyen ve tüketiciye ileti reddetme opsiyonu veren bir sistemdir.

İleti Yönetim Sistemi, 1 Mayıs 2015 tarihinde “Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkındaki Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik” ile* resmî anlamda yürürlüğe girdi. İYS, teknolojinin gelişmesi ile birlikte kişisel verilerin yayılması ve izinsiz bir şekilde kullanılması üzerine geliştirilmiş olan bir sistemdir. Ticaret Bakanlığı tarafından yürütülen bir uygulamadır.

*Kaynak: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=20914&MevzuatTur=7&MevzuatTertip=5

İYS, çeşitli hizmet sağlayıcıları tarafından SMS, elektronik posta ya da arama gibi yöntemlerin ticari süreçlerde kullanılması, arşivlenmesi, yönetilmesi, onay ve şikâyet haklarının kullanılması, kısacası genel çerçeveden yönetilebilmesine olanak tanıyan kapsamlı bir sistem olarak düşünülebilir. Bu sistem doğrultusunda hiçbir kurum ve işletme, sizin izniniz olmadan size elektronik ileti gönderemez.

Bu sistem, kurumsallaşma sürecinin gereklilikleri arasındadır ve reklam kampanyalarını elektronik iletiler üzerinden yöneten kurumlar, sisteme dahil olmak zorundadır. İYS bünyesinde gerekli kayıt işlemlerini tamamlamış işletmelere İYS Kod ve BrandKod ataması yapılır. Bu sayede alıcıların onayı olmaksızın ticari iletiler gönderilemez ve daha da önemlisi alıcılara ret hakkı sunulur. İletiler için gerekli olan iletişim onayları fiziksel olarak ya da online olarak alınabilir. Fiziksel onaylarda alıcının imzası gerekir.

Online süreçlerde ise onayın alınmış olduğuna dair bir bilgilendirme metninin alıcının iletişim adresine ulaştırılması gerekir. Bu tip elektronik kayıtların tutulması ve saklanması gerekmektedir. İYS kapsamında onayın olmadığı iddia edildiğinde, onayın alınmış olduğuna dair kanıt sorumluluğu bizzat hizmet sağlayıcısındadır.

Ticari Elektronik İleti Nedir?

Gerçek ya da tüzel kişilerin ticari amaçlarla ürünlerini ya da hizmetlerini tanıtmak ve pazarlamak maksadıyla dijital iletişim araçlarını kullanması hâlinde gönderilen mesaj ve e-posta gibi iletiler, ticari elektronik ileti olarak tanımlanabilir. İşletmeler çoğunlukla kısa mesaj ya da mail göndermeyi tercih etseler de ticari elektronik ileti statüsünde değerlendirilebilen gönderiler için şu kanallar kullanılabilir:

1. Telefon
2. Çağrı merkezi
3. Faks
4. Kısa mesaj (SMS)
5. Multimedya mesajı (MMS)
6. Elektronik posta (e-mail)
7. Ses kaydedici sistemler

Örneğin aidatsız kredi kartı ya da normal kredi kartı aldığınız; ihtiyaç, taşıt, konut kredisi gibi ürünlerini kullandığınız bankalar da size ticari elektronik ileti gönderebilir. Bunun için sizden onay istemekle yükümlüdür ve bu iletileti reddetme hakkınız bulunmaktadır.

Hizmet Sağlayıcı Nedir?

Kanun sınırları içinde elektronik posta, mesaj, SMS gibi araçları ticari amaçlarla kullanan her türlü gerçek veya tüzel kişiler doğrudan hizmet sağlayıcı olarak adlandırılır. Hizmet sağlayıcılar yolladıkları iletiler için onay almak zorunda değildir. Kanun sınırları içinde süren abonelik ya da abonelik gibi ortaklıklarla teslimat, satın alma ya da veri güncelleme benzeri durumlara ilişkin iletiler için daha önceden onay alma şartı aranmamaktadır.

İletişim adres düzeyi 250 binin altında olan hizmet sağlayıcılar, sistemle ilgili hizmetlerden ancak yetkilenen entegratörler yani iş ortakları üstünden erişim sağlarlar. Bu tip hizmet sağlayıcılar, izinli olan verilerini doğrudan sisteme aktaramaz. Hizmet sağlayıcılar sisteme dair kayıtlarını kendileri yapmak zorunda değildir.

İş Ortağı (Entegratör) Nedir?

İYS iş ortakları, API lisansına dair kullanım hakkı elde eder. Ayrıca canlı ortama erişme hakkına da sahip olurlar. CRM ve ERP dışında diğer hizmetler sunan işletmeler, sistemden iş ortağı olmak adına resmi bir başvuruda bulunabilir. Bizzat kendi sorumluluğunda yer alan sistemleri entegre etme şansları vardır. Hizmet sağlayıcılar, iş ortağı yetkilendirme süreçlerini İYS üstündeki ön yüzlerden gerçekleştirebilir.

İYS iş ortaklığına dair bazı koşullar bulunur. İş ortağı olmak adına canlı ortama ya da İYS API konusunda belli bir maddi külfet söz konusudur. Bunun da yanında ISO 9001 ya da ISO 27001 kalite standart belgelerinin hazır olması gerekir.

İYS iş ortaklığına dair bir sözleşme oluşturulur ve bunun imzalanması şart koşulur. İş ortaklığının çok önemli sistemsel ayrıcalıkları olduğu için başvuru sayısı fazladır. İYS içinde Seviye 1 ve Seviye 2 Katma Değerli hizmetler bulunur. İş ortağı kapsamındaki müşterilerin doğrudan bu ürünlere ya da hizmetlere erişim şansı bulunur. İYS kapsamındaki hizmetlerin müşteriye sunulması, iş ortağının bizzat kendi inisiyatifinde olabilmektedir.

İleti Yönetim Sistemi Hakkında Detaylar

İleti Yönetim Sistemi, daha önceki uygulamalarda yaşanan bazı aksaklıkların önüne geçme amacı taşır. Bu kapsamda Ticaret Bakanlığı bünyesinde ulusal bir elektronik ileti yönetim sistemi kurulmuştur. Bunun için de temel olarak Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği görev almıştır.

İzinsiz gönderimlerin şikâyet edilebileceği, izinlerin görüntülenebileceği, yönetilebileceği bu geniş kapsamlı ve ulusal veri tabanı, çeşitli aksaklıklara yanıt vermeyi başarmıştır. Bu şekilde kamu denetleme görevini de başarılı bir şekilde gerçekleştirir.

Kompakt ve başarılı bir arayüzle beraber yönetim sisteminden yüksek verim almak mümkündür. İYS’yi uçtan uca yönetme imkânı da bulunmaktadır. Sistem, farklı kaynaklarda konumlanan verileri tek bir merkeze entegre eder. Portal içinde farklı kişilere özel yetkilendirmeler yapılabilir. Sınırsız data kaynakları için kolay bir şekilde çift yönlü entegrasyon yapılır.

İleti Yönetim Sistemi’ne 24 saat boyunca sorunsuz bir şekilde erişim sağlanabilir. Sistem sayesinde ticari ileti maliyetlerinde ciddi bir düşüş söz konusu olmaktadır. Hizmet sağlayıcılar, herhangi bir mailin şu anda aktif olup olmadığını sorgulama şansı bulur. Ayrıca günlük izin raporlarını da görüntüleyebilir.

Alıcılar tarafından gerçekleştirilen izin durumlarını, hizmet sağlayıcılar kolayca görüntüleyebilir. Ayrıca daha önceden herhangi bir nedenle ret cevabı veren bir iletişim adresi onaylanmış duruma dönüştürülebilir. Tam tersi olarak mevcut kayıttaki onayın kaldırılması ve redde dönüştürülmesi de mümkündür.

İzin ekleme/değiştirme, izin sorgulama, günlük raporlama, marka ve bayi yönetimi gibi işlemler de İleti Yönetim Sistemi’nin kapsamı içindedir. İYS’yi kullanmak adına başvuru formunu kullanmanız ve gerekli bilgi ve belgeleri ibraz etmelisiniz.

Kullanıcı olarak da internette gezinirken dikkat etmeniz gereken bazı detaylar vardır. Bu detaylara “Güvenli İnternet Kullanımı İçin İpuçları” başlıklı yazımızdan ulaşabilirsiniz.