İç Kontrol Nedir?

Kurumsal dünyada bir pusulaya ve koruma kalkanına ihtiyacınız olur. Aksi takdirde hedeflere giden rotayı kaybetmeniz ya da risklere hazırlıksız yakalanmanız muhtemeldir. Bu süreçte doğru ve devamlı ilerlemenizin yolu ise kapsamlı bir iç kontrol sisteminizin olmasından geçer. Özenle izlenen stratejiler sayesinde işletmenizin her adımını daha güçlü hâle getirebilirsiniz. İç kontrol rehberi niteliğindeki yazımızda bu sistemi kurarken ve uygularken dikkat etmeniz gereken noktaları ele aldık.

İşletmenizin doğru faaliyet adımları: İç kontrol nedir?

İç kontrol, işletmelerin amaçlarını gerçekleştirmesini ve hedeflerine ulaşmasını sağlayan süreçtir. Başka bir ifadeyle, vizyona ve misyona giden yolda izlenen stratejilerin denetlenmesidir. Mali analizlerden iş akışının takibine, organizasyon planından yetki dağılımına kadar farklı adımları kapsar. Ayrıntılı incelemelerin yapıldığı bu süreç, işletmelerde bütçe kontrolünde önemli rol oynar. Gereksiz harcamaların ve verimli alanların tespitini kolaylaştırır. Ayrıca operasyonel adımları aksatan durumların belirlenmesine de yardımcı olur.

Kimler iç kontrol uygular?

Şirketlerde iç kontrol, genellikle yöneticiler tarafından yapılır. Kurumsal piramidin üstlerinde yer alan personeller, iş akışının etkinliğini ölçmek için bu kontrol sisteminden yararlanır. Belirli aralıklarla finansal ve organizasyonel verileri gözden geçirerek soruna neden olabilecek noktaları tespit eder. Ardından bu problemleri önlemek için izlenmesi gereken eylem planlarını belirler ve uygular. Bu noktada işletmelerde iç kontrolün yalnızca yöneticiler ya da üst düzey çalışanlar tarafından gerçekleştirilmediğini belirtelim. Yani şirketler, dış denetçilerden destek alarak da faaliyetlerini profesyonel ve objektif kontrollerden geçirebilir.

İşletme yönetiminin temel unsuru: İç kontrolün önemi nedir?

İç kontrol sistemi; işletmelerin karşılaştığı riskleri tanımlamasına, değerlendirmesine ve yönetmesine yardımcı olur. Bu sayede şirketler, potansiyel tehlikelere karşı hazırlıklı olur ve risklerin etkilerini minimize eder. İç kontrolün işletmelere sağladığı diğer faydalar şunlardır:

• Finansal güvence: İç kontrol, işletmelerin finansal verilerini doğru kaydetmesini ve raporlamasını sağlar. Böylece yatırımcıların, kredi verenlerin ve paydaşların şirkete duyduğu güveni destekler.
• Operasyonel verimlilik: Kontrol, kaynakların etkin kullanımını ve maliyetlerin azaltılmasını sağladığı için operasyonel verimliliği artırır.
• Uyumluluk: İç kontrol, işletmelerin yasal düzenlemelere ve standartlara uyum sağlamasını kolaylaştırır. Bu yönüyle denetim süreçlerinin sorunsuz atlatılmasını mümkün kılar ve hukuki sorunları önler.
• Varlık koruma: Güçlü bir kontrol mekanizması, işletmenin varlıklarını koruma altına alır. Kaynak israfı gibi problemleri engeller ve varlıkların güvende olmasını sağlar.
• Stratejik destek: İç kontrol, yöneticilere doğru ve güvenilir bilgi sunar. Bu bilgiler, stratejik kararlara rehberlik eder ve işletmenin uzun vadeli hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur.

İç kontrol, işletmelerin uzun vadeli sürdürülebilirliğini destekler. Ayrıca performans ve rekabet gücü artışı gibi faydaları da beraberinde getirir. Bu sebeplerden dolayı şirketlerin güçlü ve kapsamlı bir iç kontrol stratejisi izlemesi son derece önemlidir.

Risklerin önlenmesi ve izlenmesi: İç kontrol sisteminin rolü

Riskleri önlemek ve izlemek için öncelikle bunları tespit etmelisiniz. Yani risk yönetimi ve iç kontrol sistemi arasında doğrudan bir ilişki bulunur. Detaylı incelemelerle potansiyel tehlikeleri belirleyebilir, bunlara yönelik iç kontrol eylem planı hazırlayabilirsiniz. Bu süreçte izlenecek adımlar ise özetle şöyledir:

• Bilgileri toplayın.
• Verileri analiz edin.
• Riskleri belirleyin.
• Eylem planı oluşturun.
• Planı zamanında uygulayın.

Sayılan adımların ardından sıra, sürekli kontrol aşamasına gelir. Söz konusu aşamada eylem planının işe yarama durumu değerlendirilir. İç kontrol sisteminin amacı da bu devamlı ve düzenli takip etme mantığına dayanır. Bu sayede iplerin daima elinizde olmasını sağlayabilir, acil durumlarda hızlıca harekete geçebilirsiniz.

Varlık ve bilgi güvenliğini sağlama: İşletmenin değerini korumak

Varlık ve bilgi güvenliği, işletmelerin farklı süreçlerinde önemli rol oynar. Fiziksel varlıkların ve envanterin korunması, operasyonların sorunsuz devam etmesini sağlar. Müşteri bilgilerinin, finansal ve stratejik verilerin güvenliği ise şirketlerin itibarını korur. İç kontrol standartlarını gözeterek işletmenin varlık ve bilgi güvenliğini olumsuz etkileyen unsurları belirleyebilir, ardından bunları geç kalmadan giderebilirsiniz.

İç kontrol uygulaması nasıl gerçekleştirilir?

Şirket içi kontrolün aşamalarına geçmeden önce bu sistemin denetimden farklı olduğunu belirtelim. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, bu iki kavram arasındaki ayrımı açıkça ortaya koyar. Bu kanunun beşinci kısmında kontrol, denetimi de içine alan bir süreç olarak tanımlanmıştır. Yani iç kontrol ve iç denetim farkı, ilgili sistemlerin kapsamından kaynaklanır. Hem kamu kurumlarında hem işletmelerde baz alınan iç kontrol sisteminin unsurları ise aşağıdaki gibidir.

İç kontrol değerlendirme raporu, farklı aşamalarda hazırlanmalıdır. İncelemeye başlamadan önce düzenlendiğinde nelere odaklanılması gerektiğini gösterir. İşlem sırasında ve sonunda oluşturulan raporlar ise alınan önlemlerin etkilerini ortaya koyar.

Gerçekleştirilen iç kontrollerin işletme performansına etkisi nasıldır?

Şirketlerin iç kontrolünde dört temel hedefe odaklanılır. Bunlar arasında faaliyetlerin verimliliği, mali raporların güvenilirliği, güncel mevzuatlara uyum ve varlıkların korunması yer alır. Operasyonel ve finansal verimlilik, işletmelerin hedeflerine emin adımlarla ilerlemesinin anahtarıdır. Güvenilirlik, şirketin itibarının korunmasında ve paydaşlar nezdinde kritik bir yere sahiptir. Mevzuatlara uyum ve varlıkların korunması ise firmanın sürdürülebilirliğinde önemli rol oynar. Tüm bu hedefler, işletmenin performansını ve başarısını doğrudan etkiler.

Verimlilik ve veri doğruluğu: İş süreçlerinin iyileştirilmesi

İç kontrol bileşenleri arasındaki verimlilik, işletmelerin başlıca hedeflerinden biridir. Bu hedefe ulaşmak için öncelikle mali süreçlerde ve iş akışında aksamaya yol açan sebepler tespit edilmelidir. Ardından sıra, bu nedenlerin önem sırasına göre ortadan kaldırılmasına gelir. Doğru verilere odaklanarak işletme verimliliğini düşüren sorunları kolayca tespit edebilir ve giderebilirsiniz.

Maliyet kontrolü ve kaynak kullanımı: İşletme kaynaklarının verimli kullanımı

İşletmeler, kaynaklarını etkili şekilde kullanarak rekabet avantajı maliyetlerini düşürebilir ve kârlılığını artırabilir. Bunun için üretim süreçlerini optimize etme, stok yönetimini iyileştirme ve iş gücü verimliliğini artırma gibi hedefler belirlenmelidir. Ayrıca teknolojik yeniliklere uyum sağlama ve sürekli iyileştirme hamleleri de kaynakların daha verimli kullanılmasını destekler. Böylelikle finansal sağlık, rekabet avantajı ve uzun vadeli başarı gibi hedeflere ulaşılabilir.