Yansıtma Faturası Nedir? Nasıl Kesilir?

Yansıtma faturası nedir?

Ticaret konusu olan mal veya hizmetin; yanlış fatura düzenlenmesi, masraf dağıtımı ve taraflar arasındaki anlaşmalara bağlı olarak asıl muhatabına yansıtılması gerekir. Hizmet bedeli ödeyen kişi, masrafı asıl muhatabına yönlendirmek için fatura kesebilir. Yansıtma faturası nedir, ne değildir ve ne zaman düzenlenir gibi konular hakkında bilgi sahibi olmak ticaret esnasında her iki taraf açısından da avantajlıdır.

Ürün veya hizmet bedelinin kısmen ya da tamamen farklı bir mükellefi ilgilendirmesine bağlı olarak yansıtma faturası düzenlenebilir. Faturaya muhatap olan taraf, tutarı ilgili kişi veya kuruma yansıtmak için ayrı bir fatura düzenlemelidir. Bu gibi durumlarda yansıtma faturası düzenlenerek hem ödeme yapması gereken mükellef hem de ticari ilişki içerisinde olan taraf bilgilendirilir. 

Yansıtma faturasına şöyle bir örnek verebiliriz: 

Hasar gören arabanın tamir edilmesinin ardından sigorta sorgulama işlemi yapılarak aracı zarar gören kişiye kesilen faturanın kasko kapsamına girip girmediği kontrol edilir. Eğer kaza niteliği kaskoya dâhilse tamir masrafının sigorta şirketi tarafından karşılanması için fatura kesilir. 

Yansıtma faturası nasıl düzenlenir?

Maliyetin yansıtıldığını beyan eden belge, aynı hâliyle düzenleyen tarafından ilgiliye aktarılmalıdır. İlgili faturanın düzenlenmesi için içeriğin muhatap tarafından ödenmesi gereken bir masraf olması şarttır. Yansıtma faturası düzenlenirken maliye denetimlerinde ve taraflar arasında anlaşmazlık yaşanmaması adına belgenin niteliğinin yazılması gerekir. 

Yansıtma işlemi, dekont veya sıradan bir makbuzla yapılmamalıdır. Yansıtmaya konu olan mal veya hizmetin teminini kanıtlayan belge, faturayla beraber saklanmalıdır. Klasik yöntemlerin yanı sıra çevrim içi platformlar aracılığıyla da yansıtma faturası düzenleyebilirsiniz. E-fatura kesmek isteyen mükellefler, İnteraktif Vergi Dairesi aracılığıyla işlemlerini gerçekleştirebilir. 

Hangi durumlarda yansıtma faturası kesilir?

Ticari ilişkilerde yansıtma faturası kesilmesi gereken durumlara sıkça rastlanır. Taraflar arasında yapılan özel ticari anlaşmalarda masraf dağıtımı ve yanlış faturalama gibi durumlar yaşanabilir. Bunun gibi yanlışlıkların önüne geçmek için yansıtma faturasına ihtiyaç duyulur. Uygulamada karşılaşılan mali sorunları aşmak ve vergiyi doğrudan muhatabıyla ilişkilendirmek adına mükellefler ve meslek mensupları tarafından fatura düzenlenebilir. Masraf aktarımı olarak ifade edilen bu işlem, yansıtma faturasına ihtiyaç duyulan başlıca durumlar arasında yer alır. 

Hangi durumlarda yansıtma faturasının kesilmesine gerek yoktur?

Yansıtma faturası, belgenin muhatabı ile ödemeyi yapacak olan tarafın aynı kişi olmaması hâlinde düzenlenir. Başkasının mükellefi olduğu bilinen bir mal veya hizmetin faturası, muhatabın adına alınmış olursa yansıtma faturasına gerek kalmaz. Bu durumlarda faturanın muhatabı için bir dekont oluşturulur. Muhatabın adına faturayı almış olan kişi, bu dekont aracılığıyla ürün veya hizmetin bedelini ilgili taraftan talep eder.

Mevzuatta yansıtma faturaları nasıl yer alır?

Yansıtma faturaları, her ne kadar vergi kanunlarında doğrudan yer almasa da idari görüşlerle geliştirilerek uygulamadaki yerini almıştır. Fatura tanımlamasında yer verilen emtia veya iş karşılığında borçlanılan miktarı göstermek üzere müşteriye verilen belge şeklindeki açıklamayla kullanım şartı yasalaştırılmıştır. Vergi hukukunda yer alan düzenlemeler aracılığıyla mal satışı veya hizmet verilmesi kapsamına dâhil edilemeyecek olan masrafların yansıtma faturası şeklinde düzenlenmesi kural olarak belirtilmiştir. Bu belgeleme zorunluluğuyla yetkili makamlarca kapsamı bildirilen durumlarda yansıtma faturası düzenlenmesi gerekir. 

Mevzuat aracılığıyla garanti altına alınan yansıtma faturalarının ödenmesi yasal bir zorunluluktur. Yansıtma faturasını ödemeyle mükellef olan taraf, kredi kartıyla bu işlemi pratik şekilde tamamlayabilir. Kredi kartı ile fatura ödeme seçeneği hem zaman hem de güç tasarrufu sağlayarak gecikmelerin önüne geçer. Bu noktada kolaylık sağlayan bir başka yöntem ise dijital bankacılık işlemleridir. Hâlihazırda var olan veya yeni açtığınız banka hesabınızla ödemenizi pratik şekilde gerçekleştirebilirsiniz. 

KDV beyannamesinde yansıtma faturası nasıl gösterilir?

Mükellefler, yansıtılacak olan giderin KDV’ye tabi olup olmadığının tespiti konusunda sorun yaşayabilir. KDV beyannamesinde yansıtma faturasının gösteriminde dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:

KDV beyannamesi, mükelleflerin kanunlarla belirlenen oranlara uygun olarak mal ve hizmetlerden elde edilen gelir üzerinden yükümlü olduğu vergi miktarını devlete bildirmesi açısından gerekli bir işlemdir. 

Yansıtma faturasının muhasebe kaydı nasıl yapılmalıdır?

Bir harcama, şirket kayıtlarında gider olarak gösterilecekse yapılan alışverişin ticari kazanç elde edilmesiyle doğrudan bağlantılı olması gerekir. Ancak faturada söz konusu olan harcama, belgede ifade edilen başka bir şirkete ait olmalıdır. Yansıtma faturası muhasebe kaydıyla harcamanın gider olarak gösterilmesi uygun değildir. Ancak başka firmalar adına masraf yapılması hâlinde ilgili şirket adına belge düzenlenebilir. Bu belge dekonta eklenerek muhasebe kaydı yapılır.

Düzenlenmemesi durumunda yansıtma faturasının ne gibi sonuçları vardır?

Yansıtma faturasının düzenlenmemesi karşı taraf adına gerçekleştirdiğiniz bir masrafı belgelendirmemeniz nedeniyle çeşitli sonuçlara yol açabilir. Bu durumda doğru beyanda bulunmama ve başkası adına ödediğiniz bedeli talep edememe gibi sonuçlarla karşılaşabilirsiniz. Vergi Hukuku’na uygun bir şekilde ticaret yapmak ve doğru beyanda bulunmak hem etik hem de yasal anlamda önemlidir. İlgili masrafın mükellefini belgelendirmediğiniz için hukuki yollara başvurarak ödeme almanız da mümkün olmayabilir.